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Archivo General de la Provincia - Archivo Intermedio: solicitud de descarte de documentación

Actualmente este trámite no está disponible para ser realizado online.

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¿En qué consiste?

Este trámite permite a las jurisdicciones y reparticiones de la Administración Central, y a los órganos descentralizados y autárquicos dependientes del Poder Ejecutivo Provincial, eliminar documentación que guardan y se encuentra en condiciones de ser descartada, con previa autorización del Archivo General de la Provincia.

Para iniciar el procedimiento de eliminación documental y obtener la respectiva autorización, la documentación debe tener un plazo de guarda y conservación establecido por normativa vigente y el mismo debe encontrarse vencido. Existen decretos de alcance general así como normas de alcance jurisdiccional y sectorial para las distintas unidades de organización, reparticiones u organismos.

Destinatario/s:

Ministerios y organismos autárquicos y/o descentralizados dependientes del Poder Ejecutivo de la Provincia de Santa Fe.

¿Qué necesito para realizarlo?

Confeccionar el inventario de descarte, en el cual se debe detallar la documentación que se pretende eliminar, y remitirlo, con la firma de la autoridad responsable de la unidad de organización correspondiente, a consideración del Archivo General de la Provincia mediante nota o expediente. El modelo de inventario será suministrado por el Archivo General de la Provincia. Éste último deberá responder en un plazo de 20 (veinte) días corridos desde la recepción de la solicitud.

En caso de que el descarte sea autorizado, el Director del Archivo General de la Provincia firmará el inventario en el campo “Acta de Eliminación” y lo remitirá a la repartición en condiciones de descartar, la cual procederá a la destrucción de los documentos y/o expedientes en un plazo de 15 (quince) días corridos desde la autorización.

Es un requisito obligatorio que la documentación que se descarte sea transformada en material no legible. Para esto, se deberá contratar con empresas y/o cooperativas de tratadores de papel y de cartón que realizan el descarte y otorgan certificados de confidencialidad.

Una vez que la eliminación de la documentación se haya hecho efectiva, se debe comunicar al Archivo General de la Provincia.