Proyecto

Serie Documental decretos 1955 – 1995 Microfilmación, Digitalización, Base de Datos, Intranet e Internet fue un convenio de trabajo entre las instituciones del CONSEJO FEDERAL DE INVERSIONES y el ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA DE SANTA FE. El trabajo realizado abarcó el período de los meses entre Octubre de 2005 – Junio de 2006

El Archivo General de la Provincia de Santa Fe

El Archivo General de la Provincia de Santa Fe ubicado en Av. Gral. Estanislao López 2978. Ciudad de Santa Fe es el único organismo del Estado provincial que posee la totalidad de los Decretos del Poder Ejecutivo Provincial (decretos históricos de más de 10 años). Otra función que cumple es la de certificar la autenticidad de los mismos.

El Archivo General de la Provincia de Santa Fe  Cumple con las funciones de:

1. Velar por la buena conservación de los documentos.
2. Disponer los elementos para que ellos sean efectivos, brindando los medios tecnológicos y prácticos para una eficiente labor, en la conservación de los documentos y en la demanda de la consulta.
3. Brindar a la comunidad el libre acceso a los actos administrativos del Gobierno de la Provincia.

Problemática detectada

 Existen limitaciones en la recuperación de la información contenida en los decretos (1900-1995), por:

• Escasez de los canales de búsqueda (sólo pueden localizarse por Nº o por fecha).
• No existen auxiliares de búsqueda de la información por tema o iniciador.
• Esto obstaculiza y limita la localización, genera pérdida de tiempo y recursos.
• El progresivo deterioro de los documentos genera pérdida de la información.

Objetivos del Proyecto

• Preservar por medio de la técnica del microfilm, la colección de “Decretos” de la serie 1955 a 1995.
• Disponer de un medio moderno, económico, eficiente y práctico de consultas y copias de los documentos solicitados.
• Posibilitar la consulta en forma local o remota de la base de datos de todos los Decretos generados entre 1955 y la actualidad, a partir del funcionamiento del S.I.N. (Sistema de Información  de Normativa, decreto 2052/02), por medio de la red Intranet e Internet.
• Distribuir de manera eficiente el contenido de las bases de datos para las búsquedas de los documentos solicitados.
• Cumplir eficientemente con la misión del Archivo General, de conservar, distribuir y poner a disposición de los ciudadanos los documentos que hacen a los actos administrativos del Gobierno Provincial.

Actividades Desarrolladas

• Desencuadernado, ordenado, restaurado y adecuación del material a procesar.
• Microfilmación de los documentos.
• Procesado y control de calidad de los rollos de microfilm originales.
• Copiado de los rollos originales de microfilm.
• Digitalización de los documentos.
• Grabación de los archivos digitales en DVD.
• Carga de la base de datos.
• Realización de un programa informático.
• Realización de programa para contener las bases de datos en página Web.
• Puesta en funcionamiento de la búsqueda en las bases de datos confeccionadas al respecto. Capacitación del personal.

Desencuadernado, ordenado, restaurado y adecuación del material a procesar

1. Foliado con sello numerador.
2. Limpieza.
3. Desencuadernación.
4. Restauración de páginas deterioradas.
   

Microfilmación de los documentos

1. Microfilmadora rotativa de alimentación manual.
2. Película “Kodak”, 16mm, de sales de plata, base estar de poliéster, de 30,5 mts. de largo.
3. Reducción 40:1.
4. Se microfilmaron 607.000 páginas.

Características de la Microfilmación

1. Es una técnica de conservación y guarda de documentos, basado en el cambio de soporte.
2. Se “fotografían” los documentos  con fuertes reducciones, sin perder calidad o información.

Algunas ventajas de la microfilmación

1. Ahorro de espacio.
2. Ahorro de elementos de archivo.
3. Acceso rápido, y consulta ágil.
4. Muy estable: duración entre 400 y 500 años.
5. Seguridad derivada, al ser de menor volumen.
6. Inadulterabilidad de los documentos.
7. Facilidad distribución y reproducción.
8. Medio “analógico” de guarda de documentos.

Procesado y control de calidad de los rollos de microfilm originales

1. Revelado en laboratorio propio. (Insumos y métodos Kodak)
2. Control de calidad: análisis físicos y químicos, medición de definición de imagen.

Copiado de los rollos originales de Microfilm

1. Tiene como finalidad utilizar la copia para consultas y resguardar el original.
2. Maquinaria copiadora por contacto.
3. Película: de la misma calidad del original, pero en polaridad positiva.
4. Se somete a los mismos controles que la película original.

Digitalización de los documentos

1. Scanner de producción masiva.
   Se digitalizaron un total de 607.000 páginas.
2. Formato para grabar los archivos digitales: TIFF, altamente comprimida (20-30 kb c/u), en blanco y negro. JPEG para las imágenes en color.

Grabación de los archivos digitales

1. Grabación en DVD o CD-ROM y copiado de los discos.
2. Realización de cinco juegos.

 

Carga de la base de datos

1. Base de datos compatible con el S.I.N. (Sistema de Información Normativa).
2. Se lee cada decreto y se extraen los datos que se ingresan: Nº de registro, Nº de decreto, fecha, autor, tema, Nº de DVD, observaciones.
3. Se indexaron más de 300.000 documentos (decretos), documentos que tuvieron que ser leídos y clasificados.

Realización programa informático

1. Bases de datos SQL compatibles.
2. Búsquedas por todos los campos con operadores AND y OR.
   Permite visualizar la información de cada Decreto.
3. Manejo integral de las imágenes: visualizar, copiar, imprimir, grabar, exportar.

Realización de una página WEB, para contener las base de datos

1. Búsquedas de Decretos: por fecha, número, tema, iniciador.
2. Imágenes: pueden ser visualizadas, guardadas e impresas en forma directa desde la página Web.

Implementación de las innovaciones tecnológicas

1. Puesta en funcionamiento de la búsqueda en las bases de datos confeccionadas al respecto.
2. Capacitación del personal del Archivo y/o usuarios en el manejo del microfilm en lectores, y en el uso del software Sistema de Administración de Decretos.

Conclusiones

La concreción del Proyecto “Serie Documental: Decretos: 1955 – 1995, Microfilmación, Digitalización, Base de Datos, Intranet e Internet” demandó nueve meses de arduo trabajo plagado de dificultades y desafíos.

Pero podemos asegurar que:

1. Se cumplió el objetivo de preservar estos importantes documentos de la comunidad provincial.
2. Hoy, el Archivo General de Santa Fe cuenta con un instrumento de primera generación para mejorar la calidad del servicio a sus usuarios consultantes.

Ing. Antonio V. Mulone.
Sistemas de Archivos, Microfilmación y Digitalización